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ダイナマイトモチベーション6ヶ月計画!

仕事に熱中し、家族を大切にし、資産運用で人生に余裕を持つ33歳の記録

Three Things to be Done - 略してTTD。私のタスク管理方法

上司からとやかく言われるわけでもない、自分のペースで仕事を進められる立場になりました。でも、自由の代償として、仕事の進みが遅くなった、不安定になったという問題を抱えるようになってしいました。

 

自分で自分を鼓舞し続けるのって本当に難しいなぁと思います。ブログもあんましかけないけど、やっぱ書き続けてる人はすげーなぁと純粋に思います。

 

自分で自分の仕事を管理する上で大切なのは、TODOリストの管理です。しかしこれが中々難しい。僕なんか、処理能力が低い人間なので、膨大なTODOリストを作ると、なんというかタスクリストに圧倒されちゃって、気づいたら何も進んでない、みたいなことが多々。。まるで大きい靴をはいた子供のような、、自分でタスクをコントロール出来てない感じです。

 

結果、TODOリストを見ない日が数日続いて、「このタスク管理ツールって、まとめてリスケする機能あるのかな・・・」とか検索しちゃう始末。悲しすぎです。

 

そんな僕が最近、少しうまくワークしている自分ルールがあるので少し書いておきます。

 

ルールは次の通り。

 

①1日3つ、大切なタスクを決める。

 

②それを向こう5日分Google カレンダーに入れてしまう

 − 3個×5日なので15個の大切なタスクを向こう5日で終わらせる)

 

③その日の3つのタスクは「とにかく早く」「できれば午前中に」を目標にそのTODOを終わらせる。

 - 3つを完了させるのが夜になったとしても、どうにか完了させる。だって、3つだけだし。

 - もし早く終わったら、急いだほうがベターなタスクから順に着手する。

 

これだけです。大切なのは、3つだけでいいから、その日の早い段階で終わらせてやる、という意識で仕事に取り組むことです。実際は3つ終わらせると、4つ目、5つ目にも着手できるし、前倒しできてる感覚=タスクリストをコントロールできてる感覚になります。1日忙しくて進捗が出来ない日でも「この3つは終わらせるんだ!」という気持ちでがんばる感じです。3つなら、処理能力の低い僕でも常に意識してられます。

 

実は、こんなに単純なルールでも落とし穴があります。私を邪魔するのは主に次の二つです。

 

1)割り込みタスク

一つの仕事をしていると、色々と思いつきます。A社への対応をしてたら、あ、これはテンプレ化しておけばB社にも、C社にも使えるな、と思いついたり、文章を書いて調べ物をしてたら、ものすごく興味深い発見があってさらに調べたくなったり・・・関連タスクや、思いつきが一つの仕事を「完了」させる邪魔をしてきます。

 

2)タスク予定時間の読み間違い

私の中で、一つのタスクは1時間以内くらいが限度だろうというルールがあります。あまり大きい粒度のタスクだと、1時間どころか、2時間かかっても、3時間かかっても終わりません。特にクリエイティブな仕事は粒度の見極めが難しくて、「納得がいくものが作れるか」という曖昧な基準になるので、1時間で仮に終わっても、修正を繰り返して2時間、3時間とかかることもザラです。

 

1つ目の回避は理性を保てば簡単です。私はノートに「今やっていること」をメモし続けながら仕事を進めるようにしています。Doing Listというものですが、それを書いてると脱線した時が明確になります。脱線するタスクは、その日の4つ目に回します。

 

この時の誘惑は「今このテンションで、今思いついたこのタスクをやりたいんだ」という欲求です。その誘惑に勝ってみると、いざ、漸くそのタスクに着手できる時間になった時、「あれ、これって重要じゃなくない?」と思い直すこともあるし、より冷静に取り組めるようになります。

 

ちなみに「今」を意識するために15分毎に腕時計などでバイブを鳴らしてます。15分毎に冷静さを取り戻す工夫です。そして、15分毎にやってることをメモ帳に書いていくわけです。

 

難しいのは2つ目のタスクです。名付けて、「こだわりだしたら/考えだしたら終わんないよー病」です。ざっと作れば1時間で終わっても、拘りはじめると下手したら丸一日かかるようなこともあります。

 

映画とかアニメで「こんな短いシーンなのに1週間かけて作ったんです」みたいな話がありますが、その気持ちよくわかるわーと思います。自分が映画監督だったら、確実に納期&予算オーバーするわーと。。。

 

これに関しては、私の解決策は得意な人に任せることです。「自分は作業せず選ぶ立場になる」ことが大切だと思ってます。そのためには、適切な指示を出せることがとても大切です。指示もまた難しくて正確な指示を作ることもまたクリエイティブな作業なので、予想以上の時間がかかることがあります。ただ、物自体を作ることもよりも大分にマシなのでそうします。そして、大切なのは指示は最終アウトプットではないので、体裁を犠牲にできるということです。だから、3時間程度という区切りを持って、指示作成はどうにか終了させます。まぁ、ここはがんばるしかありません。がんばりましょう。自分で最終アウトプットを作るよりマシです。

 

 

まとめると・・・

 

①処理能力の低い私のMagic numberは3です。
1日3つだけは最低がんばります。4つ目以降はおまけです。案外それでやっていけます。

 

②そして、愚直にまずは3つを終わらせます。
誘惑に負けません、思考を拡散させません。

 

③タスク粒度は1時間程度が目安です。
大幅に伸びるリスクのあるタスクは誰かに任せ、自分は正確に指示を出すことに全力を出します。

 

最後に、3つだけだし、実際タスクの選び方次第で、午前中で終わらせるのもコントロールできるようになってくるので、これからは休日もこの制度を適用します。タスクはプライベートなもの中心だと思います。ブログとか、諸々申請するものとか。

 

がんばるぞーおー